Konsep Pengambilan Keputusan Berdasarkan Sistem Informasi Manajemen

Konsep Pengambilan Keputusan Berdasarkan Sistem Informasi Manajemen

Kata Pengantar

Bismillahhirrahmanirrahim
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada allah swt yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan malakah yang berjudul : “ pengambilan keputusan berbasiskan sistem informasi manajemen”. Untuk terwujudnya makalah ini penulis sangat berterima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu pembuatan makalah ini sehingga dapat diselesaikan sesuai rencana. Penulisan makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah sistem informasi manajemen. Selain itu, makalah ini didekasikan kepada seluruh pihak yang peduli akan pentingnya sistem informasi manajemen dalam pengambilan keputusan. Dalam penulisan makalah ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu dalam penulisan makalah ini. Penulis berharap makalah ini dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya. Penulis mengharapkan kritik dan saran akan makalah yang telah disusun ini, agar kedepannya dapat menjadi lebih baik.

Penulis , 24 september 2017

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi,dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Jauh sebelum adanya teknologi komputer, sistem informasi manajemen (sim) telah digunakan oleh para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam upaya pengambilan keputusan. Namun demikian proses pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu sangat sederhana, segala sesuatunya masih berjalan secara manual karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam-macam.
Dimana apabila pemimpin membutuhkan berbagai informasi pada arsip-arsip tersebut untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan maka sangatlah sulit untuk mencarinya. Penyimpanan arsip-arsip tersebut sangat tidak efektif maka untuk mencarinya pun membutuhkan waktu yang lama. Selain itu kemungkinan dari ketidakefektifan cara penyimpanan tersebut membuat beberapa arsip-arsip yang telah disimpan rusak atau tidak terawat. Proses pencarian saat itu dimana teknologi komputer belum ditemukan. Dengan hadirnya teknologi komputer pada zaman sekarang ini telah mengubah segalanya. Berbagai arsip dan dokumen-dokumen yang tadinya disimpan secara manual, sekarang semuanya disimpan secara digital. Semua dokumen yang disimpan secara digital merupakan penyimpanan yang efektif dan efisien. Dimana semua arsip dan dokumen-dokumen dapat tersimpan rapi dalam sistem komputer dan jika dibutuhkan dalam pencariannya lebih mudah karena hanya dengan mencari nama file arsip yang dibutuhkan akan di tampilkan.
B. Rumusan masalah
Rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini adalah
1. Apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan?
2. Apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen ?
3. Bagaimana pengambilan keputusan berbasiskan sistem informasi manajemen?
C. Tujuan penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah
1. Untuk mengetahui maksud dari pengambilan keputusan
2. Untuk mengetahui arti pentingnya sistem informasi manajemen bagi suatu organisasi
3. Untuk mengetahui pengambilan keputusan berbasiskan sistem informasi manajemen.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Hal ini berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan dan mengenai unsur-unsur perencanaan. Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya. Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat penting. Jiwa kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusan yang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakan keseimbangan antara disiplin yang harus ditegakkan dan sikap manusiawi terhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini juga dinamakan keputusan yang mendasarkan diri pada relasi sesama.

Ada beberapa definisi tentang pengambilan keputusan.
Definisi Pengambilan Keputusan Menurut Para Ahli :
· Menurut George R. Terry pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.
· Menurut Sondang P. Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat.
· Menurut James A. F. Stoner pengambilan keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah.
Dalam hal ini arti pengambilan keputusan sama dengan pembuatan keputusan. Definisi pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan.
Keputusan di dalam manajemen dibagi 2 :
1. keputusan terprogram/keputusan terstruktur.
Yaitu keputusan yg berulang-ulang dan rutin, sehingga dapt diprogram.
Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tingkat bawah. Contoh keputusan pemesanan barang.
2. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur
Yaitu keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain merupakan contoh keputusan tidak terprogram.
Menurut Herbert A. Simon metode untuk mengklasifikasikan keputusan ada dua sisi, yaitu keputusan terprogram (programmed decision) bersifat repetitive dan rutin dalam hal prosedur tertentu digunakan untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu dianggap baru setiap kali terjadi. Keputusan yang tidak terprogram (nonprogrammed decision) bersifat baru, tidak terstukur, dan penuh konsekuensi. Tidak terdapat metode yang pasti untuk menangani masalah seperti ini karena masalah tersebut belum pernah muncul sebelumnya, atau karena sifat dan strukturnya sulit dijelaskan dan kompleks.
Simon menjelaskan bahwa dua jenis keputusan tersebut hanyalah merupakan gambaran hitam putih dari kontium, namun konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram penting untuk diketahui, karena masing-masing harus ditangani dengan teknik yang berbeda.
Pemilihan solusi yang terbaik dapat dipercaya dengan berbagai cara. HerryMintzberg, seorang ahli teori menejemen, telah mengidentifikasi tiga pendekatan:
a. Analisis: evaluasi atas pilihan-pilihan secara sistematis, dengan mempertimbangkan konsekuensi pilihan-pilihan pada tujuan organisasi.
b. Penilaian: proses pemikiran yang dilakukan oleh seorang manajer.
c. Penawaran: negosiasi antara beberapa manajer.
Menurut W.H. Newman dalam pengambilan keputusan ini menyangkut 4 langkah pokok, yaitu:
a. Menentukan diagnosa dari masalah yang sebenarnya.
b. Rencanakan alternatif-alternatif yang ada.
c. Memproyeksikan frekuensi dari pada berbagai alternative setelah masalahnya diadakan diagnosadan ditentukan adanya beberapa alternative pemecahan yang telah diketahui.
d. Membuat pilihan.

B. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan. SIM berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem merupakan kesatuan banyak hal yang terintegrasi untuk menjadi sebuah fungsi atau menghasilkan tujuan tertentu. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilakn informasi yang berguna untuk perusahaan.
Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.
Didalam SIM ini terdapat beberapa fungsi yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan, diantaranya:
a. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
b. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
c. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
d. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
e. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
f. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
g. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
h. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
i. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
j. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
k. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan

C. Pengambilan keputusan Berbasiskan Sistem Informasi Manajemen.
Sistem Informasi Manajemen mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi. Karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada organisasi tersebut.
Sekarang ini, penerapan SIM dalam suatu organisasi pasti akan melibatkan penggunaan komputer untuk membantu mengolah data yang ada untuk menjadi informasi yang dibutuhkan. Informasi yang tepat, cepat dan akurat akan menjadikan suatu organisasi menjadi berkembang dengan pesat. Semakin besar suatu organisasi maka semakin komplekslah pengelolaan sistem informasi, karena data yang diolah menjadi semakin banyak dan bervariasi.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut :
1. SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.
2. Sistem informasi manajemen dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan pada proses pengambilan keptusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.
3. SIM ini juga sangat membantu untuk mereleasasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya.
Pengambilan Keputusan Dalam Sistem Informasi Manajemen
Pengambilan keputusan adalah proses identifikasi dan pemilihan sekumpulan tindakan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Ada tiga tahapan atau langkah-langkah pengambilan keputusan dalam hubungannya dengan system informasi manajemen, yaitu:
i. Intelligence (pemahaman)
Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan system informasi yang meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi yang jelas menuntut perhatian, baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah tersebut dapat ditangani.
ii. DESIGN (desain)
SIM harus mengandung model keputusan untuk mengolah data dan memprakarsai pemecahan alternative, model harus membantu menganalisi alternative.
iii. Choice (pemilihan)
SIM menjadi paling efektif apabila hasil perancangan disajikan dalam bentuk yang mendorong pengambilan keputusan apabila telah dilakukan pemilihan, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian.
Berdasarkan kerangka dasar tersebut, maka dalam mengambil keputusan secara efektif maka diperlukan beberapa tahap agar keputusan yang diambil dapat membantu pencapaian tujuan organisasi. Berikut tahapan proses pengambilan keputusan :
Tahap 1 :
Pemahaman dan Perumusan Masalah. Para manajer sering menghadapi kenyataan bahwa masalah yang sebenarnya sulit dikemukakan atau bahkan sering hanya mengidentifikasi masalah, bukan penyebab dasar. Para manajer dapat mengidentifikasi masalah dengan beberapa cara. Pertama, manajer secara sistematis menguji hubungan sebab-akibat. Kedua, manajer mencari penyimpangan atau perubahan dari yang “normal”
Tahap 2 :
Pengumpulan dan Analisis Data yang Relevan. Setelah manajer menemukan dan merumuskan masalah, langkah selanjutnya adalah Manajer harus menentukan data-data apa yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dan kemudian mengolah data tersebut hingga menjadi informasi yang relevan.
Tahap 3 :
Pengembangan alternatif-alternatif. Kecenderungan untuk menerima alternatif keputusan pertama yang “feasible” sering menghindarkan manajer dari pencapaian penyelesaian yang terbaik untuk masalah manajer. Pengembangan sejumlah alternatif memungkinkan manajer menolak kecenderunganuntuk membuat keputusan terlalu cepat dan membuat keputusan yang efektif.
Tahap 4:
Evaluasi alternatif-alternatif. Setelah manajer mengembangkan sekumpulan alternatif manajer harus mengevaluasi sekumpulan alternatif, manajer harus mengevaluasi untuk menilai efektifitas setiap alternatif
Tahap 5 :
Pemilihan alternatif terbaik. Pembuatan keputusan merupakan hasil evaluasi berbagai alternatif. Alternatif terpilih akan didasarkan pada jumlah informasi bagi manajer dan faktor-faktor yang mempengaruhi kebijakan manajer
Tahap 6 :
Implementasi Keputusan. Setelah alternative terbaik terpilih, para manajer harus membuat rencana untuk mengatasi berbagai permasalahan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan. Dalam hal ini, manajer perlu memperhatikan berbagai resiko dan ketidakpastian sebagai konsekuensi dibuatnya suatu keputusan.. Disamping itu, pada tahap implementasi keputusan manajer juga perlu menetapkan prosedur laporan kemajuan periodik dan mempersiapkan tindakan korektif bila masalah baru muncul dalam pembuatan keputusan, serta merancang peringatan dini untuk menghadapi berbagai kemungkinan.
Tahap 7 :
Evaluasi hasil-hasil Keputusan. Implementasi keputusan harus selalu dimonitor. Manajer harus mengevaluasi apakah implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan memberikan hasil yang diinginkan. Diharapkan dengan melakukan proses pengambilan keputusan secara tepat dapat mampu mengatasi atau memecahkan masalah yang bersangkutan sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksud dapat dilaksanakan secara baik dan efektif.
Langkah – langkah dalam pemecahan masalah pada proses pengambilan keputusan meliputi :
1) Investigasi situasi
Proses pemecahan masalah dimulai apabila masalah itu telah diidentifikasi
Ada 3 aspek yang penting dalam investigasi situasi yaitu :
i. Perumusan masalah
ii. Identifikasi tujuan keputusan
iii. Diagnosis penyebab
2) Mengembangkan alternative.
3) Evaluasi alternatif dan memilih yang terbaik
Kriteria pengukuran efektivitas adalah :
i. Apakah alternatif tersebut realistis dalam kaitannya dengan tujuan dan sumber daya yang ada dalam organisasi.
ii. Seberapa baik alternatif tersebut akan membantu memecahkan masalah.
4) Melaksanakan dan memantau keputusan
Beberapa jenis keputusan yang dihasilkan dari para manajer adalah sebagai berikut :
ü Keputusan terprogram
Keputusan terprogram adalah keputusan yang diambil berdasarkan kebiasaan, peraturan atau prosedur tertentu.
ü Keputusan tidak terprogram
Keputusan tidak terprogram adalah keputusan untuk memecahkan masalah yang luar biasa atau masalah yang luar biasa atau masalah istimewa.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan
Pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan. Sedangkan Sistem Informasi Manjemen adalah sutu sistem yang diciptakan unutk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi.
Sistem Informasi Manajemen ini sangat dibutuhkan oleh organisasi public maupun organisasi swasta. Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem pendunkung dalam pengambilan keputusan yang diambil oleh manajer dalam mengatasi persoalan yang sedang terjadi pada suatu organisasi baik itu organisasi publik maupun organisasi swasta. Melalui SIM manajer dapat membuat keputusan dengan bijak dalam artian dapat mengatasi persoalan yang sedang terjadi serta keputusan tersebut tidak akan menciptakan permasalahan yang lebih besar yang dapat menganggu kelangsungan hidup suatu organisasi.